Think locally, act globally: Polish farmers in the global era of sustainability and resilience

Think locally, act globally: Polish farmers in the global era of sustainability and resilienc

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej i gospodarka makulaturą w urzędzie na przykładzie przepisów Ministerstwa Leśnictwa w Warszawie z lat 1951 i 1952

In May 1951 a resolution of the Government Presidium on waste paper management was approved, the provisions of which largely related to state administration offices. An extension of the government resolution were the guidelines of the General Directorate of State Archives of February 1952 on the procedure for transferring files of state offices and institutions to waste paper. On their basis, the Ministry of Forestry also implemented in March 1952 ordinances on the management of waste paper and the procedure to be followed when transferring files to waste paper. The article presents the above-mentioned norms, an attempt to implement them and the consequences of the new legal status for the mechanism of destruction of non-archival records based on example of Ministry of Forestry in Warsaw. As a result of these ordinances, the files were divided into categories A and B in the Ministry's file repository, then appropriate lists of files intended for disposal were prepared and the relevant archival authorities were asked for consent to transfer them to waste paper. Unfortunately, this process covered only a small amount of non-archival records from the Ministry's file repository, and the selection of the Ministry's archives was resumed only after a few years (perhaps due to difficulties in the correct classification of individual materials to category A or B, as evidenced by the protocols from the process control such qualification).W maju 1951 r. zatwierdzona została uchwała Prezydium Rządu w sprawie gospodarki makulaturą, której zapisy w znacznej mierze odnosiły się do urzędów administracji państwowej. Rozwinięciem uchwały rządowej były wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych z lutego 1952 r. w sprawie trybu postępowania przy przekazywaniu akt urzędów i instytucji państwowych na makulaturę. Artykuł prezentuje wymienione wyżej normatywy, próbę ich wdrożenia oraz skutki nowego stanu prawnego dla mechanizmu brakowania dokumentacji niearchiwalnej na przykładzie Ministerstwa Leśnictwa w Warszawie.  W efekcie w składnicy akt Ministerstwa przeprowadzono podział akt na kategorie A oraz B, następnie przygotowano stosowne spisy akt przeznaczonych na brakowanie i wystąpiono do właściwych władz archiwalnych o wydanie zgody na przekazanie ich na makulaturę. Niestety, proces ten objął tylko niewielkie ilość dokumentacji niearchiwalnej z zasobu składnicy akt Ministerstwa, a do selekcji archiwaliów resortu powrócono dopiero po kilku latach (być może z powodu trudności w prawidłowej kwalifikacji poszczególnych materiałów do kategorii A bądź B, o czym świadczyły protokoły z kontroli przebiegu takiej kwalifikacji)

Funkcjonowanie kancelarii niejawnej urzędów centralnych na przykładzie kancelarii tajnej Ministerstwa Skarbu w Warszawie w latach 1945–1950

The Ministry of Treasure was created with the legislation on creating Provisional Government of the Republic of Poland from December 21st, 1944. Competencies of the Ministry encompasses all affairs of the state treasure and financial politics, taxes, customs, budget, as well as credits, monetary issues, flotation issues, control over banks, insurance and assurance companies. As a result of law from March 7th, 1950 the office was transformed into the Ministry of Finance. Activity of the classified records office between 1945 and 1950 was regulated by four succeeding instructions, but they all were based on one system of managing records. The primary office register was a journal of classified cases – a typical office register, where all classified documents getting into or out of the office, were registered with subsequent Arabic numbers, starting with 1 for each year. Between 1945 and 1950 records of classified cases were stored according to their number in the journal of classified cases. From the point of view of history of records and bureaucracy, this system can be called an office system based on journal registers. This kind of processing classified records was, in that time, generally applicable for all state administration. This system was grounded in the mid-war period classified records offices and it is still used in this day.Ministerstwo Skarbu zostało powołane do życia ustawą z 31 grudnia 1944 r. o powołaniu Rządu Tymczasowego Rzeczypospolitej Polskiej. Jego zakres kompetencji obejmował całokształt spraw skarbowości państwowej oraz polityki finansowej państwa, podatków, ceł, budżetu, a także kwestii kredytowych, monetarnych i emisyjnych oraz nadzoru nad bankami, zakładami ubezpieczeniowymi i asekuracyjnymi. W wyniku wejścia w życie zapisów ustawy z 7 marca 1950 r. urząd przekształcony został w Ministerstwo Finansów. Funkcjonowanie kancelarii tajnej Ministerstwa Skarbu w latach 1945–1950 regulowały zapisy czterech kolejnych instrukcji, jednak wszystkie te normatywy opierały postępowanie z dokumentacją na jednym systemie. Podstawową pomoc ewidencyjną stanowił zawsze Dziennik spraw tajnych. Funkcjonował jako typowy dziennik podawczy, w którym rejestrowano pod kolejnymi bieżącymi numerami (poczynając od numeru 1 dla każdego roku kalendarzowego) wszystkie wpływające do urzędu oraz z niego wysyłane pisma o klauzuli „tajne”. Także niezmiennie w latach 1945–1950 akta spraw tajnych przechowywane były w układzie wynikającym z kolejnych numerów dziennika spraw tajnych. Z punktu widzenia dziejów form kancelaryjnych i biurowości można więc nazwać go systemem kancelaryjnym dziennikowym. Tego rodzaju tryb postępowania z dokumentacją niejawną był ówcześnie powszechnie obowiązujący we wszystkich urzędach administracji państwowej, wywodził się z tradycji kancelarii niejawnych okresu dwudziestolecia międzywojennego i jest wciąż stosowany współcześnie.

Kancelaria Ministerstwa Skarbu w Warszawie w latach 1944–1950

The Ministry of Treasure was established by the Act from December 31st, 1944 about establishing the Provisional Government of the Republic of Poland. Its competences concerned financial matters and financial policy of the state, taxes, duties, budget, as well as loans, monetary and flotation matters, control over banks and insurance companies. As a result of the Act from March, 7th 1950, the office was converted into the Ministry of Finance. The office of the Ministry of Treasure went a standard path of offices of central institutions from this period. Between 1944 and 1946 it was based on registering correspondence in registers with indexes, and from the year 1947 on registering mail in an evidence aid called the control of records movement (filled like a typical correspondence register). For storing records of matters solved, a subject records plan was used. From the beginning of 1949 one organisational unit of the Ministry attempted marking and registering incoming mail using ununiform subject filing system based on structure, while records of solved matters were still stored using the records plan. Causes of the failure of the attempted reform in office works in the Ministry of Treasure were similar to analogous attempts made in other central institution of this period. The causes lied in frequent changes of organisational structure of offices and unwillingness of staff to implement a new office work system, which was a result of low qualifications of staff members and unsatisfactory system of practical training inside the Ministry.Ministerstwo Skarbu powołane zostało do życia ustawą z 31 XII 1944 r. o powołaniu Rządu Tymczasowego Rzeczypospolitej Polskiej. Jego zakres kompetencji obejmował całokształt spraw skarbowości państwowej oraz polityki finansowej państwa, podatków, ceł, budżetu, także kwestii kredytowych, monetarnych i emisyjnych oraz nadzoru nad bankami, zakładami ubezpieczeniowymi i asekuracyjnymi. W wyniku wejścia w życie zapisów ustawy z dnia 7 III 1950 r. urząd przekształcony został w Ministerstwo Finansów. Kancelaria Ministerstwa Skarbu przeszła typową drogę dla kancelarii centralnych urzędów państwowych tego okresu. W latach 1944–1946 opierała się na rejestracji pism w dzienniku podawczym ze skorowidzami, zaś od 1947 r. na rejestracji pism w pomocy ewidencyjnej, nazwanej kontrolą ruchu akt (prowadzonej w sposób analogiczny, jak typowy dziennik podawczy). Do przechowywania akt spraw zakończonych służył rzeczowy plan akt. Z początkiem 1949 r. w jednej komórce organizacyjnej Ministerstwa podjęto próbę oznaczania i rejestracji wpływającej korespondencji w oparciu o strukturalny niejednolity rzeczowy wykaz akt, przy jednoczesnym dalszym przechowywaniu akt spraw zakończonych zgodnie z planem akt. Przyczyny niepowodzenia próby reformy metod pracy biurowej Ministerstwa Skarbu były również podobne do analogicznych prób, podejmowanych w innych urzędach centralnych tego okresu. Leżały w częstych zmianach struktury organizacyjnej urzędu oraz niechęci personelu do wdrożenia nowego systemu pracy kancelaryjnej, co z kolei wynikało z niskich kwalifikacji tegoż personelu Ministerstwa i niedostatecznego systemu praktycznych szkoleń wewnętrznych.